Małe firmy w epoce cyfrowej. Dlaczego organizacja danych staje się kluczowa?
Segregator z fakturami stał kiedyś w jednym miejscu. Jeśli przedsiębiorca potrzebował dokumentu sprzed kilku miesięcy, wystarczyło sięgnąć na półkę. Dziś dokumenty nie mają już jednego adresu. Część trafia do maili, część do systemów sprzedaży, część do chmury, a część do paneli bankowych czy platform płatności. Informacje o działalności firmy zaczynają funkcjonować w wielu miejscach jednocześnie.
.Cyfrowe narzędzia przyspieszyły prowadzenie biznesu, ale jednocześnie sprawiły, że liczba danych rośnie szybciej niż zdolność ich uporządkowania.
Gdy danych jest więcej niż czasu
Właściciel małej firmy szybko zauważa moment, w którym liczba dokumentów zaczyna rosnąć szybciej niż możliwość ich ręcznego kontrolowania. Każda sprzedaż generuje fakturę, płatność, dokument magazynowy i często korespondencję z klientem. Każdy koszt to kolejny plik, który trzeba gdzieś zapisać i później odnaleźć.
Po kilku miesiącach okazuje się, że informacje o firmie są rozproszone między różnymi narzędziami i kanałami komunikacji.
Najczęściej wygląda to tak:
- faktury sprzedażowe powstają w jednym programie
- dokumenty kosztowe trafiają do maili lub folderów w chmurze
- raporty sprzedaży znajdują się w systemach sklepów lub platform płatniczych
- część danych pozostaje w arkuszach Excel
Sama cyfryzacja nie rozwiązuje więc problemu organizacji danych. W wielu przypadkach powoduje jego nasilenie. Małe firmy, które nie mają rozbudowanych działów administracyjnych, szczególnie szybko odczuwają skutki takiego rozproszenia informacji.
Od wielu narzędzi do jednego systemu
W pewnym momencie przedsiębiorcy zaczynają zauważać, że największym problemem nie jest już wystawienie faktury czy zapisanie kosztu. Trudniejsze staje się odnalezienie wszystkich danych w jednym miejscu. Sprzedaż jest w jednym systemie, dokumenty w mailach, a część informacji w arkuszach lub folderach w chmurze.
Dlatego firmy zaczynają szukać rozwiązania, które pozwala zebrać najważniejsze informacje o działalności w jednym środowisku – od faktur i kosztów po dokumenty księgowe czy dane kadrowe.
Takim narzędziem jest Systim.pl – system online, który pozwala prowadzić faktury, księgowość, magazyn i dokumenty firmy w jednym miejscu. Program łączy funkcje fakturowania, księgowości i zarządzania firmą w jednym środowisku, dzięki czemu najważniejsze dane przedsiębiorstwa nie są rozproszone między kilkoma programami.
Dla wielu małych firm oznacza to przede wszystkim jedną zmianę: zamiast szukać dokumentów w mailach, folderach i różnych narzędziach, można zobaczyć sprzedaż, koszty i dokumenty firmy w jednym systemie.
Porządek w danych jako nowa kompetencja przedsiębiorcy
Cyfryzacja zmienia sposób działania małych firm. Sprzedaż można prowadzić w kilku kanałach jednocześnie, dokumenty wysyłać w kilka sekund, a komunikację z klientami utrzymywać niemal bez przerwy.
Jednocześnie każdy kolejny system generuje nowe informacje. Mail, panel sklepu, bank czy platforma płatności przechowują fragment danych o działalności firmy. Gdy ilość informacji zaczyna przekraczać możliwości ich szybkiego przetwarzania, pojawia się chaos informacyjny. W takiej sytuacji trudniej znaleźć potrzebne dane, a podejmowanie decyzji zajmuje więcej czasu.
Dlatego coraz więcej przedsiębiorców dochodzi do wniosku, że dokumenty, sprzedaż i koszty powinny znajdować się w jednym miejscu. W praktyce oznacza to przejście na rozwiązania pozwalające prowadzić dokumenty i rozliczenia w jednym środowisku – na przykład programie do faktur.
Andrzej T. Niwiński
