"Wzorcowe miasto w sieci. Informacja podana z urzędu"

Krystian TOMALA

Wiceprezydent Gliwic. Jeden z bardziej aktywnych samorządowców w serwisach społecznościowych, w tym na Twitterze.

Co poprawić w mieście korzystając z wyborów samorządowych? Na co postawić nacisk? Co zmienić? Czego się domagać? Bardzo często można bardzo wiele poprawić w komunikacji urzędu z mieszkańcami. Sprawić, aby załatwiali swe sprawy szybko, sprawnie, być może bez wchodzenia z domu. A więc w komputerze, w internecie. Aby z internetu dowiadywali się o tym, co dzieje się w mieście, co się wydarzy. Postawienie na media własne przez samorządy wydaje się być dziś koniecznością.

.Tradycyjne przekazywanie informacji na linii samorząd miasta – obywatel choć niezbędne, w obecnych czasach jest już niewystarczające. Nawet, gdy informuje się szybko, przez Internet. Informacja musi być podana ciekawie. Opatrzona zdjęciami. Podana w formie materiału filmowego. Dla większości powinna być maksymalnie uproszczona, krótka. Dla wymagających – dłuższa, analityczna. By informacja skutecznie dotarła do odbiorcy musi być napisana przystępnym językiem – prostym, ale nie banalnym. Musi być także odpowiednio kolportowana – tradycyjnie i z wykorzystaniem nowych mediów oraz mediów własnych, zwłaszcza internetowych. Tego uczymy się w Gliwicach i to staramy się robić.

Najważniejszą zaletą mediów własnych w samorządzie jest wykluczenie elementu tzw. pośrednictwa w informowaniu. To ogromna zaleta, bo wyklucza przekłamania, niedomówienia, czy brak akcentowania ważnych wątków związanych z daną informacją.

Mamy media własne? Możemy informować rzetelnie, całościowo, kładąc nacisk na kompletną informację. Rola tradycyjnych mediów w kontakcie z mieszkańcami jest oczywiście nieoceniona i niezbędna, ale tworząc media własne wychodzimy też naprzeciw mediom tradycyjnym. Bez odpowiednio przygotowanej informacji ze strony samorządu – dziennikarze nie zawsze są w stanie wychwycić, czy dany temat jest ważny. Warto więc wychodzić z informacją samodzielnie. Starannie ją „opakować” i skutecznie kolportować, nie tylko tradycyjnie – poprzez media, ale także dzięki własnym kanałom komunikacji.

Po pierwsze: strona główna miasta w sieci.

.Oficjalna strona internetowa Urzędu Miejskiego w Gliwicach działa od lat. Po wielu modyfikacjach obecnie jest podstawowym i rzetelnym źródłem informacji o mieście. Dzięki niej użytkownik ma dostęp do najważniejszych i bieżących treści związanych z codziennym funkcjonowaniem instytucji miejskich. Menu strony głównej podzielone jest na zakładki dedykowane poszczególnym grupom odbiorców. Na stronie głównej publikowane są aktualności. Redagowane na bieżąco informacje dotyczą najważniejszych spraw i wydarzeń związanych z Gliwicami – zapowiedzi imprez, relacji z wydarzeń sportowych i kulturalnych. Publikujemy nie tylko teksty, ale i materiały filmowe. Będzie ich coraz więcej.

Na bieżąco staramy się analizować zawartość strony. Z danych, które zbieramy wynika, że witryna gliwice.eu jest skutecznym narzędziem komunikacji z mieszkańcami Gliwic. Ma to odzwierciedlenie m.in. w skokowym wzroście liczby sesji w momentach występowania kluczowych dla mieszkańców tematów (np. rekrutacja do przedszkoli, sondaż wniosków do budżetu na realizację zadań jednorocznych). Mimo sporej objętości staramy się, aby gliwicka strona była czytelna. To zostało docenione. W prestiżowym rankingu Pisma Samorządu Terytorialnego „Wspólnota” witryna www.gliwice.eu znalazła się wśród 20 najlepszych internetowych serwisów samorządowych spośród aż 400 w całej Polsce!

W kategorii „najlepszy językowo serwis urzędowy” strona Gliwic zajęła 2. miejsce w skali kraju, wyprzedzając m.in. stronę internetową Krakowa!

Strona internetowa gliwickiego magistratu – co warto podkreślić i co rzadko się zdarza – jest dostępna w aż 5 wersjach językowych (polskiej, angielskiej, niemieckiej, francuskiej, rosyjskiej) oraz w tzw. wysokim kontraście dla osób niedowidzących. Uważamy jednak, iż pomimo dobrej zewnętrznej oceny naszego serwisu w najbliższej przyszłości konieczna będzie gruntowna przebudowa strony, aby dostosować ją do aktualnych trendów. Na stronie będzie więcej ruchu. Więcej zdjęć i filmów, a przede wszystkim interakcji z mieszkańcami.

Po drugie: media społecznościowe

.Gliwice mają swój oficjalny profil na Facebooku. Są aktywne także na Twitterze, Instagramie oraz w portalach Pinterest i YouTube. Portale społecznościowe, z których korzystamy są dodatkową formą kolportażu informacji publikowanych na stronie miasta. Służą również do promocji wydarzeń odbywających się w mieście oraz coraz częściej do bezpośredniej komunikacji z mieszkańcami i gośćmi, którzy odwiedzają Gliwice. Dzięki mediom społecznościowym, na których jesteśmy obecni buduje się z jednej strony dobre relacje, nie tylko z mieszkańcami, ale także z przedstawicielami mediów. Buduje się też nieco inną opinię o urzędnikach. Wynikiem naszej pracy są decyzje administracyjne, czyli coś co ma ściśle określoną i najczęściej mało atrakcyjną formę dla potencjalnego odbiorcy. Obecność Gliwic na Facebooku ma służyć uatrakcyjnieniu przekazu. Taka forma komunikacji spodobała się internautom. Oficjalny profil miasta na Facebooku ma już prawie 11 tys. polubień. To dobry wynik w porównaniu z innymi miastami podobnymi do Gliwic.

Za pośrednictwem Facebooka nie tylko informujemy, ale promujemy też wydarzenia, które odbywają się w mieście. Pokazujemy innowacyjny charakter miasta. Chwalimy się osiągnięciami ludzi, którzy uczą się, pracują i żyją w Gliwicach. Informujemy głównie obrazami.

Każdego dnia na gliwickim profilu publikowanych jest od kilku do nawet kilkunastu informacji dotyczących spraw ważnych dla miasta i jego mieszkańców. Uzupełnieniem informacyjnego i promocyjnego przekazu na linii miasto – mieszkaniec jest także aktywność Gliwic na Twitterze. Konto założyliśmy niedawno. Ciągle uczymy się jak „zmieścić miasto” w 140-znakowym komunikacie. Gliwicki Twitter informuje o sprawach ważnych, nagłych – np. o utrudnieniach drogowych wynikających z prowadzonych remontów (zamknięcia ulic, zmiana organizacji ruchu).

Twitter służy nie tylko do przekazywania codziennych informacji. Wykorzystujemy go również do pokazywania oddolnych inicjatyw mieszkańców aktywnych społecznie.

„Ćwierkając” na różne tematy aktywizujemy społeczność lokalną a samo miasto pokazujemy w ciepłych barwach mieszkańcom innych miast, przede wszystkim dzięki ludziom. Mam też wrażenie, że sporo z naszych doświadczeń i dokonań może być ciekawe i inspirować samorządowców w innych miastach.

Zapraszam do interakcji. Do śledzenia wszystkich kanałów informacyjno – promocyjnych prowadzonych przez miasto Gliwice. Wymiana myśli, pomysłów oraz interakcja z mieszkańcami, dziennikarzami i pozostałymi użytkownikami to cel, który nam przyświeca. Ciągle się uczymy. Mam nadzieję, że efekty będą zadowalające – dla nas i dla coraz szerszego grona odbiorców. Prędzej czy później, ale na pewno globalna sieć będzie dla nas – urzędników i samorządowców – narzędziem, które będzie miało wpływ na naszą codzienną pracę. Szybciej niż nam się wydaje nastąpi popyt na coś w rodzaju kompletnego, wirtualnego biura obsługi interesanta. Dokumentów papierowych produkowanych będzie znacznie mniej. Już jest mniej, dzięki wielu możliwościom, jakie daje nam poczta elektroniczna. Być może kolejnym etapem będzie załatwianie różnego rodzaju spraw i formalności za pośrednictwem mediów internetowych, także społecznościowych.

To jest ciągła nauka, ciągłe zbieranie doświadczeń. Chętnie się nimi dzielimy. A innym samorządom proponujemy: postawcie na dobrą, jeszcze lepszą komunikację z mieszkańcami. Bądźcie ich jeszcze bliżej. Twórzcie media własne. Im wcześniej, tym lepiej.

Krystian Tomala