Filozofia Kaizen.

Jak mały krok może zmienić Twoje życie

Jeśli nawet mały krok wydaje nam się zbyt wielki, to znak, że budzą się nasze lęki. Jest pięć sposobów na ich uciszenie i ruszenie naprzód ścieżką Kaizen do naszego celu

.Metoda małych kroków naprawdę jest skuteczna. Jeśli jednak zmierzasz w stronę poważnej zmiany, to możesz poczuć się tak, jak niektórzy z moich klientów, którzy mówią: „Nawet mały krok przyprawia mnie o atak paniki!”. Opór w każdej formie — czy to lęku, paniki, rezygnacji, czy nudy — jest oznaką, że budzą się nasze lęki. Ilu ludzi, tyle powodów, by bać się zmiany. Można jednak wyróżnić pięć najbardziej typowych przeszkód, na które natyka się niemal każdy z nas. Przeszkody te wywołują różnego rodzaju opór i sprawiają, że kulimy pod siebie ogon i bierzemy nogi za pas. To one sprawiają, że rezygnujemy nawet z najpiękniejszych marzeń. Oto one:

• Ogólny, paraliżujący kryzys.
• Lęk i niepokój.
• Surowy, krytyczny głos wewnętrzny.
• Izolacja.
• Poszukiwanie odpowiedzi w niewłaściwych miejscach.

Każda z tych przeszkód może pojawić się bez względu na rodzaj zmiany, jaką chcesz wprowadzić. Gdy już się na którąś z nich natkniesz, musisz zatrzymać się, dokonać ponownej oceny sytuacji, zwolnić… a następnie rozbić kolejne kroki na tak małe, żeby opór przed nimi sam wyparował. Żadnego zmuszania się do czegokolwiek, żadnej walki z samym sobą i żadnego samobiczowania się. Oto konkretne przykłady małych kroków, które są najbardziej skuteczne w pokonywaniu poszczególnych przeszkód, i pokażę, w jaki sposób unikać kaskady neurochemicznych reakcji, która tak bardzo utrudnia wprowadzenie jakiejkolwiek zmiany. Jeśli Twoje kroki będą dostatecznie małe, pozostaniesz na właściwej ścieżce do poprawy, a Twoja organizacja doświadczy korzyści wynikających z konsekwentnej, stopniowej kumulacji drobnych zmian.

Przeszkoda nr 1:
ogólny, paraliżujący kryzys

.Jeśli przyszło Ci działać w samym środku kryzysu finansowego, to presja może być zbyt potężna. W takich okolicznościach drastyczne kroki wydają się wyjątkowo kuszące. Jesteś skłonny zrobić cokolwiek, aby tylko uciszyć lęki, surową samokrytykę i odgonić inne nieprzyjemne rzeczy, takie jak naciski ze strony przełożonych lub akcjonariuszy. Poczucie pilności może Ci towarzyszyć bez względu na to, czy bieżący kryzys został wywołany Twoimi własnymi działaniami, czy też jest rezultatem niezależnych od Ciebie i niedających się przewidzieć okoliczności. W obu tych przypadkach czujesz się tak, jakby ktoś wsadził Cię w imadło.

Jeśli tylko jesteś w stanie podjąć poważne, racjonalne kroki, które pozwoliłyby złagodzić ten kryzys, to bez chwili wahania powinieneś to zrobić.

Ale trzeba zachować ostrożność. Gdy tak desperacko pragniemy wytchnienia i ulgi, jesteśmy szczególnie narażeni na ryzyko popełnienia błędów i podjęcia złych decyzji. Przykładowo właściciele małych firm, które stają na krawędzi bankructwa, często sprzedają swoje najcenniejsze aktywa za ułamek ich rzeczywistej wartości, aby móc jak najszybciej spłacić najważniejsze zobowiązania. Organizacje typu non profit, które potrzebują pilnego zastrzyku pieniędzy, mogą przyjmować wpłaty od osób, które mają nie do końca czyste intencje. Firmy stojące w obliczu jakiejś katastrofy PR-owej mogą dojść do wniosku, że najlepszą reakcją będzie wypieranie się i zaprzeczanie wszystkiemu — to jednak jest krok, który niemal zawsze tylko pogarsza sytuację.

Jeśli do głosu zaczyna dochodzić strach, jedynym ratunkiem jest metoda małych kroków. Przypomina mi się w tym kontekście historia Giny, właścicielki małego start-upu z branży biotechnologii. Jej firma dostała na początek spore środki finansowe, ale nadmierne wydatki i wysokie koszty obsługi kredytów wpędziły ją w kłopoty. Brak szybkiej reakcji i zmian doprowadziłby w konsekwencji do wycofania się inwestorów. Gina czuła się upokorzona, widząc swoją winę w złym zarządzaniu finansami firmy. Nie chodziło o żadne nielegalne czy nieetyczne transakcje, ale analizując sytuację z perspektywy czasu, miała wrażenie, że zbyt lekką ręką wydawała pieniądze na rzeczy, które teraz uznawała za zbędny luksus, takie jak ekskluzywne meble do biura i hojne prezenty dla najlepszych klientów.

Gina już wcześniej korzystała z Kaizen przy rozwiązywaniu innych problemów firmy, ale w obecnej sytuacji nie mogła jakoś znaleźć w sobie motywacji do sięgnięcia po to narzędzie i wychodzenia z kryzysu małymi krokami. Wpadała na pomysły oszczędzenia tysiąca dolarów tu, kilkuset dolarów tam, ale nie potrafiła się zmusić do wprowadzenia swoich planów w życie. Podczas pierwszej sesji zasugerowałem, aby rozważyła te swoje pierwsze kroki i zmniejszyła je jeszcze bardziej, przekształcając je w mikrokroki.

Na początek spytałem Ginę, czy ona sama — osobiście — potrafiłaby oszczędzić dolara dziennie dla swojej firmy. To był bardzo mały krok, znacznie mniejszy od tego, który Gina wymyśliła samodzielnie. Jeden dolar dziennie nie pozwoliłby wyjść firmie z długów nawet w perspektywie 50 lat, ale ku mojemu zdziwieniu Gina potraktowała moją sugestię na poważnie. Wyjaśniła, iż jest przecież naukowcem i doskonale rozumie, że nowe zachowania buduje się właśnie w ten sposób, krok po kroku.

Pierwszym ćwiczeniem Giny było zamawianie wody zamiast droższego napoju lub kawy do lunchu. W kolejnym tygodniu zaczęła oszczędzać kolejne 50 centów dziennie, czytając internetowe wydanie gazety, zamiast kupować ją na stoisku z prasą. (To była o połowę mniejsza oszczędność niż zakładana, ale nie miałem nic przeciwko temu. Kwota ma o wiele mniejsze znaczenie niż samo podjęcie działania). Pamiętajmy, że małe kroki są dla naszego mózgu formą treningu; na wielkie susy przyjdzie czas, gdy już zaprogramujemy swoje myślenie i utrwalimy pożądane zachowanie. Przed upływem piątego tygodnia ćwiczeń Gina wdrożyła wiele różnych sposobów oszczędzania pieniędzy: przestała kupować lunch i zaczęła przygotowywać go sobie w domu i przynosić ze sobą do pracy, zrobiła porządek w szufladach biurka i znalazła w nich wiele drobnych materiałów biurowych — długopisy, zszywki itp. — których brakowało w biurze i które w przeciwnym razie musiałaby dokupić, zaczęła kserować dokumenty dwustronnie, oszczędzając w ten sposób na papierze.

Przyznała, iż oszczędzanie pieniędzy, kiedyś tak trudne, stało się dla niej interesującą rozrywką. To był kolejny dowód na to, że jest coraz bardziej gotowa na fundamentalną zmianę. Nie powinno więc dziwić, że zaczęła zastanawiać się nad wprowadzeniem większych zmian dotyczących sposobu działania firmy. Po kilku kolejnych tygodniach ćwiczeń Gina przystąpiła do renegocjacji warunków umów z dwoma dostawcami. Podjęła także rozmowy z innym start-upem na temat podnajęcia części powierzchni biurowej, co pozwoliłoby jej zmniejszyć czynsz o połowę. A gdy zdobyła nowego klienta, wysłała mu ręcznie napisany list z podziękowaniami zamiast drogiego prezentu. Mniej więcej rok później otrzymałem od Giny pocztówkę. Jej firma była w znacznie lepszej sytuacji finansowej. „Wysyłam ci pocztówkę” — napisała na końcu — „gdyż jest to znacznie tańsze od listu”.

W sytuacji kryzysowej trudno jest czasem dostrzec korzyści płynące z metody małych kroków. Jeśli jesteś winny swoim dostawcom setki tysięcy — lub miliony — dolarów, pomysł oszczędzania poprzez rezygnację z droższych napojów do posiłków może wydać się absurdalny. Po co w ogóle zawracać sobie tym głowę? Już to wyjaśniam. Małe kroki przyczyniają się do powstania nowych ścieżek neuronowych w mózgu, tworząc tym samym obejścia wokół starych problemów — lęków, blokad mentalnych — i do budowy nowych, lepszych nawyków, które pozwalają zmienić sposób funkcjonowania całej organizacji. Małe kroki zaspokajają potrzebę działania, jaką „odczuwa” ciało migdałowate, co ma uspokajający wpływ na cały organizm. Ten mechanizm sprawdza się w przypadku każdego kryzysu, nie tylko finansowego. Dzięki metodzie małych kroków czujemy, że mamy kontrolę nad całą sytuacją, panujemy nad nią na tyle, że jesteśmy w stanie zatrzymać się, rozejrzeć wokół i podjąć przemyślane, świadome decyzje, a nie takie, które wynikałyby wyłącznie z paniki.

Przeszkoda nr 2:
lęk i niepokój

.Lęk i niepokój są naturalną reakcją na zmianę. Niestety ta naturalna reakcja zaciemnia nam obraz sytuacji i utrudnia logiczne myślenie. Jeżeli strach budzi w nas desperację, to niejednokrotnie chcąc się go pozbyć, po prostu porzucamy myśli o zmianie i wracamy do status quo.

Działanie ma moc rozpraszania obaw. Jeżeli tylko jesteśmy w stanie podjąć drobne kroki w wybranym przez nas kierunku, to już samo to przyniesie nam uspokojenie. W sytuacji, gdy emocje szaleją i nie możemy nad nimi zapanować, warto wykonać kilka prostych kroków, które pomogą nam się zrelaksować. Moje ulubione małe narzędzie walki z niepokojem bazuje na fakcie czysto biologicznym: nie można być spokojnym — i, co za tym idzie, kreatywnym, gdyż kreatywność możliwa jest tylko w stanie relaksu — jeśli oddycha się szybko. Dlatego też chcę, abyś zaczerpnął teraz 10 powolnych, głębokich oddechów.

Wypróbuj technikę 4 – 8 – 4:

• Wciągając powietrze, policz do czterech.
• Wstrzymaj oddech, licząc do ośmiu.
• Wydmuchuj powietrze, znów licząc do czterech.

Powtórz ten cykl dziesięć razy, gdy:

• Siadasz przy biurku, aby zastanowić się nad problemem — nad czymś, co chcesz zmienić.
• Odbierasz telefon od przełożonego, który chce natychmiast wiedzieć, co robisz, by zrealizować postawione przed Tobą cele.
• Masz ochotę rzucić to wszystko.
• Nie możesz zasnąć.
• Zaczynasz odczuwać jakiś niepokój, bez względu na jego przyczynę.

Być może myślisz sobie teraz: W jaki sposób tych kilka oddechów może ugasić mój niepokój, skoro moje lęki mają realne podstawy w postaci rzeczywistych terminów i rzeczywistych problemów? Nie, oddechy nie stłumią niepokoju. To ćwiczenie to tylko jeden mały krok. Nie oczekuj od niego zbyt wiele, szczególnie w pierwszych dniach. Ale nie zdziw się też, gdy po tygodniu odkryjesz, że zyskałeś już pewną kontrolę nad lękiem. Może wtedy zechcesz wypróbować jeszcze inne kroki, które także pomagają złagodzić obawy, na przykład:

Przez pięć sekund koncentruj się na napiętym mięśniu i wyobrażaj sobie, że napięcie znika — mięsień topnieje niczym kawałek masła na rozgrzanej patelni.

Trzy lub cztery razy dziennie zadawaj sobie pytanie: Jaka jest jedna rzecz, za którą jestem w tym momencie wdzięczny?

Zwróć uwagę, czy nie podciągasz ramion aż na wysokość uszu. Jeśli tak, to opuść je w dół, do ich normalnego położenia.

Stań prosto.

Bez względu na to, czy trapią Cię jakieś naprawdę poważne, przytłaczające problemy, czy też odczuwasz tylko zwykły niepokój związany z możliwością pojawienia się jakichś zmian, podjęcie małych kroków w celu zrelaksowania się tchnie w Ciebie pokłady nadziei i otworzy przed Tobą nowe perspektywy. Może będzie to tylko jedna drobna iskierka nadziei, ale czasem tyle wystarczy, by skierować nas na odpowiednią drogę. Gdy będziesz gotowy — a powinieneś dać sobie wiele czasu i nigdzie się nie spieszyć — możesz zaplanować swój pierwszy krok.

Przeszkoda nr 3:
surowy, krytyczny głos wewnętrzny

.Przeczytaj poniższe stwierdzenia:

• Jestem idiotą!
• Dlaczego wszystko przychodzi mi z większym trudem niż innym ludziom?
• Gdybym nie był taki głupi, to nie musiałbym korzystać z metody małych kroków.

Czy nie brzmi to jakoś znajomo? Gdy wydaje Ci się, że nawet metoda Kaizen jest zbyt trudna, to powodem tego jest często surowy, niezwykle krytyczny głos wewnętrzny. Jak na ironię, wiele osób sądzi, że takie brutalne samobiczowanie się słowem jest często niezbędne. Uważają, że ten ostry głos wewnętrzny jest odpowiednikiem surowego trenera, który popchnie je do większego wysiłku i ostatecznego sukcesu. Obawiają się, że jeśli będą dla samych siebie miłe, to pofolgują sobie i staną się leniwe i zadowolone z tego, co już mają. To nieprawda. Negatywne myśli i słowa mają swoją moc — ale jest to siła, która nas spowalnia, podcina nam nogi i gasi nawet najlepsze intencje. Ludzie, którzy odnoszą prawdziwe sukcesy w życiu — ci, którzy tworzą, czynią postępy, są wynalazcami i liderami — dodają sobie więcej otuchy. I znajdują w tym więcej przyjemności.

Musisz wypędzić ten nadmiernie krytyczny głos ze swojej głowy, ale z jednym istotnym zastrzeżeniem: nie uda się to, jeśli do surowego krytyka wewnętrznego będziesz przemawiać surowo i ostro. Trzeba opracować inne metody.

.Zacznij od uświadomienia sobie pewnej rzeczy: ten krytyczny głos został zaprogramowany i osadzony w naszych śródmózgowiach bardzo dawno temu. Może to być głos rodzica lub nauczyciela, ale możliwe także, że sami go w sobie rozwinęliśmy, próbując samodzielnie poradzić sobie z różnymi przeciwnościami losu, zanim jeszcze poznaliśmy inne sposoby rozwiązywania życiowych problemów. Bez względu na pochodzenie tego głosu, stał się on integralną częścią nas samych — tak jak język, którym się posługujemy. Aby przeprogramować swój wewnętrzny głos, musisz wezwać na pomoc myślącą część mózgu — korę mózgową. W przeciwieństwie do prymitywnego, opartego na odruchach śródmózgowia, kora mózgowa „wie”, w jaki sposób należy dbać o siebie, instruować się i rozwijać. Chce być konstruktywna i pomagać, a nie tylko łajać i ganić.

Dobra wiadomość jest taka, że kora mózgowa lubi nawyki. Reklamodawcy nie bez powodu płacą za nadawanie tej samej reklamy trzy lub cztery razy podczas jednego programu telewizyjnego — dobrze znają się na psychologii i wiedzą, że aby uzyskać pożądane zachowanie, na przykład zakup określonego produktu, najważniejsze jest powtórzenie bodźca odpowiednio wiele razy. I Ty wykorzystaj tę wiedzę z korzyścią dla siebie.

Trzy lub cztery razy dziennie zwróć uwagę na to, co w danym momencie robisz, i zatrzymaj się na chwilę. Wyobraź sobie najmilszą i najbliższą osobę pod słońcem. Wyobraź sobie, że robi dokładnie to, co Ty, i uzyskuje dokładnie te same rezultaty. Jakimi słowami pochwaliłbyś tę osobę, jakie dałbyś jej sugestie lub wskazówki? Niemal na pewno byłyby to coś o wiele milszego niż to, co Twój głos wewnętrzny ma zwykle do powiedzenia Tobie. A teraz zwróć się tymi samymi słowami do siebie. Jeśli okoliczności na to pozwalają, wypowiedz je na głos. W ciągu miesiąca kora mózgowa zaakceptuje nowe zachowanie i łagodniejszy, pełen zachęty głos wewnętrzny zastąpi swoją poprzednią wersję. To moment, w którym można wznowić kroki Kaizen, które będą prowadzić Cię w stronę realizacji zasadniczego celu.

Przeszkoda nr 4:
izolacja

.Co robisz, kiedy masz problem? Opuszczasz most zwodzony, wpuszczasz do fosy krokodyle i zajmujesz się problemem w zaciszu własnego zamku?

Niezależność może być pozytywną cechą, ale izolacja to prawdziwa katastrofa. Mit o samodzielności jest właśnie tym, czym napisałem: mitem. Może się nam wydawać, że ludzie, którzy odnieśli sukces, dotarli na szczyt wyłącznie dzięki własnemu talentowi i niezłomnemu duchowi. Niewątpliwie te cechy pomagają. Ale prawda jest taka, że tajemnica sukcesu tych ludzi tkwi także w sieciach społecznych i społecznościach, które pomogły im przetrwać w trudnych chwilach. Jeżeli Twoją reakcją na problemy będzie budowanie murów wokół siebie lub Twoich pracowników, to sam skazujesz się na rozpacz i depresję. Sam siebie pozbawiasz dostępu do zasobów, które mogłyby Ci pomóc wydostać się z trudności.

Metoda małych kroków działa, nawet jeśli polegasz tylko na sobie. Jednak jest ona o wiele bardziej skuteczna wtedy, gdy pozwolimy jej pchnąć się w stronę ludzi, którzy mogą nam pomóc lub wesprzeć nas w taki sposób, byśmy przestali się bać i zwiększyli swoją skuteczność.

.Problem w tym, że proszenie o pomoc nie przychodzi większości z nas łatwo i nie jest dla nas naturalne. Możemy jednak postarać się, by proszenie o współpracę lub wskazówki przestało wywoływać w nas poczucie dyskomfortu. Dwa razy dziennie zadawaj sobie następujące „małe” pytania: Kogo mógłbym poprosić o pomoc? O jaki rodzaj pomocy mógłbym prosić?

W przeciągu tygodnia odpowiedzi powinny pojawić się same. Pewne znane mi małżeństwo prowadziło niewielką firmę, ale wpadło w poważne tarapaty. Żona zachorowała na białaczkę i ich zasoby finansowe zaczęły szybko topnieć. Zabiegi medyczne kosztowały ich także wiele czasu i musieli zatrudnić kierownika sprzedaży, który mógłby w ich imieniu poprowadzić biznes. Dodatkowo potrzebna im była odpowiednia strategia, która pozwoliłaby oddzielić koszty prywatne od pieniędzy przeznaczonych na rozwój firmy. To byli dobrzy, odpowiedzialni i pracowici przedsiębiorcy. Żadne z nich nie było przyzwyczajone do korzystania z pomocy innych. A jednak jasne było, że tym razem bardzo jej potrzebują.

Dwa razy dziennie zadawali sobie nawzajem pytania: „Kogo moglibyśmy poprosić o pomoc? O jaki rodzaj pomocy moglibyśmy poprosić?”. Przez trzy pierwsze dni oboje mieli tylko jedną odpowiedź: „Nie wiem”. Jednak czwartego dnia zaczęli — ku swojemu zdziwieniu — rozważać możliwość zwrócenia się z prośbą o pomoc do członków stowarzyszenia branżowego, do którego należeli, swojego rodzeństwa, szpitala i firm, które specjalizowały się w redukcji długów. Uświadomienie sobie, iż są osoby i organizacje, z których wsparcia mogliby skorzystać, przyniosło im dużą ulgę.

Nadal jednak wstydzili się poprosić o pomoc. Poprosiłem ich o ćwiczenie rzeźbienia umysłu. Zamiast od razu sięgać po telefon i przeprowadzać rozmowę, o której myśleli z poczuciem zażenowania, każdego dnia mieli spędzić kilka sekund, wyobrażając sobie ten moment. Już po kilku dniach czuli się gotowi, by zacząć prosić ludzi o pomoc. Ze zdziwieniem odkryli, że ich współpracownicy i sąsiedzi czekali z niecierpliwością, by móc wyciągnąć pomocną dłoń.

Rzeźbienie umysłu: proszenie o pomoc

.Typowa dla Kaizen technika rzeźbienia umysłu — pełna wizualizacja trudnego zadania z wykorzystaniem wszystkich zmysłów — może pomóc zwalczyć dyskomfort związany z koniecznością proszenia o pomoc innych.

Oto procedura:

• Zamknij oczy i wyobraź sobie, że przed Tobą stoi Twój potencjalny dobroczyńca. Wyobraź sobie każdy szczegół tej sytuacji: Jak wygląda? Jak wygląda pomieszczenie, w którym się znajdujecie? Czujesz powiew z klimatyzacji lub zapach świeżo przyrządzanego popcornu dolatujący gdzieś z kuchni?
• A teraz wyobraź sobie, że prosisz o pomoc. Jakich słów używasz? Co pobrzmiewa w Twoim głosie? Jak jesteś ubrany? Wyobraź sobie swój spokój — mięśnie są rozluźnione i stoisz wyprostowany.
• Na koniec wyobraź sobie moment, w którym pada odpowiedź. Jak zareagujesz, jeśli usłyszysz odmowę? A jeśli usłyszysz „tak”?

Jeśli to ćwiczenie jest dla Ciebie trudne, zacznij od wykonywania go tylko przez trzy, cztery lub pięć sekund dziennie. W miarę jak będzie stawało się coraz mniej bolesne, wydłużaj czas o kilka sekund i zwiększ częstotliwość do dwóch razy dziennie. Nadal wydłużaj ćwiczenie rzeźbienia mózgu za każdym razem o kilka sekund, aż poczujesz się swobodnie. To moment, w którym jesteś gotowy, by poprosić tę osobę o pomoc „na żywo”.

Robert Maurer
Fragment bestselleru „Filozofia Kaizen. Jak mały krok może zmienić Twoje życie”, wyd.OnePress/Helion. POLECAMY WERSJĘ E-BOOK I PRINT: [LINK]